Een RI&E-rapport moet volledig en actueel zijn. Het rapport is echter geen doel op zich, maar een middel om de werkomstandigheden te verbeteren. Hoe maak je een volledig en handzaam RI&E-rapport?
Aan de ene kant: eisen
Aan de ene kant worden strikte eisen aan een RI&E gesteld. Dat zijn er eigenlijk heel veel. De belangrijkste zijn volledigheid, betrouwbaarheid, actualiteit en voldoen aan actuele inzichten. Die laatste zowel voor wat betreft het onderkennen van risico’s als de meest actuele oplossingen. Daarnaast gelden zaken als:
- Beschrijving van de gevolgde werkwijze en normstelling.
- De mate van implementatie van het arbobeleid en in welke mate aan de wetgeving wordt voldaan.
- Beschrijving van de gevaren en in welke mate deze leiden tot het ontstaan van risico’s, met een beschrijving van de risicoscenario’s.
- Een beschrijving van de grootte van de risico’s door een weging, met bij voorkeur een korte beschrijving van de achterliggende oorzaken die ten grondslag liggen aan de geconstateerde risico’s.
- Plan van aanpak: risico’s en verbetervoorstellen, onderbouwing van de prioriteitskeuze en een SMART opgesteld werkplan om maatregelen te nemen.
- Een advies over de preventieve taken die moeten worden toegewezen aan de medewerkers.
- Een advies over de gewenste bedrijfshulpverlening (BHV) op basis van de huidige risico’s en de restrisico’s.
- Een passage over ongevallen.
- Welke PAGO’s het bedrijf aan de medewerkers zou moeten aanbieden.
- Aandacht aan bijzondere groepen, zoals zwangere medewerkers, anderstaligen, jeugdigen, ouderen, kwetsbare groepen en gehandicapten.
- Advies over eventueel nog uit te voeren verdiepende RI&E’s.
Aan de andere kant geldt de toegankelijkheid en leesbaarheid
Als de RI&E-rapportage te dik wordt, leert de ervaring dat minder mensen deze zullen lezen. Een rapportage wordt door een toenemende omvang steeds ontoegankelijker. Hierbij is de kans ook groter dat het plan van aanpak niet wordt uitgevoerd.
Als bovendien een verregaande staat van gedetailleerdheid wordt neergezet waarbij ‘op alle slakken zout wordt gelegd’ (waardoor belangrijke dingen ondersneeuwen bij de details), roept dat weerstand op en bestaat de kans dat het enthousiasme bij management en medewerkers wegebt en dat er vervolgens weinig met dit rapport wordt gedaan.
In het algemeen geldt hoe dikker de rapportage is, des te minder zal deze gelezen worden. Het is een kunst om in relatief korte teksten de essentie van zaken te vertellen. Het gaat daarbij om de informatie die essentieel is. Soms vertellen foto’s veel meer dan vele woorden.
Lange teksten schieten hun doel voorbij. Als ook nog eens veel teksten gewijd worden aan zaken die niet van toepassing zijn (omdat die in het bedrijf niet voorkomen of geen risico opleveren) dan zijn dat ongewenste ‘dikmakers’. Dat maakt de RI&E-rapportage bureaucratisch en onpraktisch.
Natuurlijk is het goed ook aan te geven welke zaken wél goed geregeld zijn en in orde bevonden zijn. Dat kan kort en krachtig in een samenvattende tabel. Aan zaken die niet spelen in het betreffende bedrijf hoeven geen woorden gewijd te worden. Vermeld bij die onderwerpen dat zij niet van toepassing zijn.
Conclusie
Het is laveren tussen de wettelijk eisen en de leesbaarheid/omvang. Houd de volgende werkwijze aan om een handzaam en toegankelijk rapport te maken:
- Gebruik zo min mogelijk wollige taal en beperk je tot de essentie.
- Plaats zo nodig foto’s.
- Maak een juiste verdeling tussen de hoofdzaken (in het hoofdverhaal) en de bijzaken (in de bijlages).
- Laat de essentie opvallen door een goede lay-out.
- Zaken die goed geregeld zijn, kunnen in een samenvattende tabel.
Zo’n handzaam rapport nodigt eerder uit tot actie. Het gaat tenslotte niet om de RI&E zelf maar om wat er daarna ter verbetering van de werkomstandigheden mee gebeurt. De RI&E-rapportage is immers slechts een middel en geen doel.
Maak een volledig en handzaam RI&E-rapport met de IMA
Met de IMA maakt u uw eigen RI&E-rapport en plan van aanpak. De RI&E-rapportage en het bijbehorende plan van aanpak zijn te printen of te versturen en het plan van aanpak kunt u daarnaast ook opmaken of bewerken in Excel. Zo kunt u gemakkelijk en direct aan de slag met uw eigen risico-inventarisatie & -evaluatie.
Voordelen van IMA
- Altijd up-to-date (meest recente wet- & regelgeving)
- Vragen van de modules gemakkelijk beantwoorden door toetsingscriteria en de relevante wetten, regels en normen
- Bestaande modules worden herzien, nieuwe modules toegevoegd
- Rapport en Plan van aanpak kunt u uitdraaien in PDF en Word
- Eenvoudig en onbeperkt eigen vragen en modules toevoegen
- Per vraag ruimte voor opmerkingen en (beeld)materiaal
- Geschikt voor elke branche
- Meer dan 35 modules, waarvan 7 voor kantoor
- Voor slechts € 395,– per jaar!
>>> Bekijk de demo of doe gratis module op www.riemaken.nl Â
Bron: Riemaken.nlÂ