Dat werkdruk een groot en groeiend probleem is in de meeste organisaties, zal niemand meer ontkennen. En dus moeten we er iets mee. En met “we” bedoel ik werkgevers, werknemers, HR-en arboprofessionals en nog vele andere stakeholders. En we gáán er ook mee aan de slag.
De oplossingen, programma’s, interventies, tools, trainingen, workshops en meetinstrumenten vliegen je om de oren. Werkdruk is een probleem, dus actie en gaan met die banaan.
Werkdruk meteen oplossen
Er is een medewerkersonderzoek gedaan en daar kwam uit dat de werkdruk als hoog wordt ervaren. Of HR krijgt vaak signalen dat de werkdruk hoog is. Of mensen hebben het er onderling over bij de koffieautomaat: “Heb jij het ook zo druk?”
Allemaal signalen dat je als organisatie direct in actie moet komen. Zo snel mogelijk iedereen naar een cursus ‘timemanagement’ of ‘omgaan met stress’!
En je verwacht het misschien niet, maar ik kom dit in de praktijk zo vaak tegen. Te vaak. Het probleem van werkdruk wordt geconstateerd en omdat het ernstig klinkt, wil men het meteen oplossen. Op zich niks mis mee, maar zo werkt het helaas niet. Want wát is dan precies het probleem en waarom is dat zo? Pas als je dat weet, kun je goede maatregelen nemen. En die eerste stap vergeten we nog weleens.
Stap één is om eerst verder te onderzoeken wát er precies aan de hand is. Wie ervaart werkdruk? Wanneer dan? Hoeveel last heeft men van die werkdruk? Waardoor wordt het veroorzaakt? En vooral… wat verstaat men onder werkdruk? En wat zien mensen zelf als oplossingen?
Is werkdruk een probleem?
Werkdruk is namelijk een heel breed begrip. Overigens zegt niemand tegenwoordig nog géén last te hebben van werkdruk, want dan denkt iedereen dat je niets te doen hebt. Er wordt dus bijna altijd werkdruk gemeten. Maar dan heb je nog geen idee of het een probleem is, hoe groot dan en wat je eraan kunt doen.
Werkdruk betekent voor de een teveel werk, voor de ander te weinig eigen regelmogelijkheden. Voor de een betekent het te weinig zingeving, voor de ander een slechte sfeer in het team. Voor de een is het te weinig grip op de eigen werkzaamheden, voor de ander is het de moeilijkheidsgraad van het werk. En het kan ook nog een combinatie zijn. Soms is het individueel, soms speelt het in een team en soms in de hele organisatie.
Niemand zegt géén last te hebben van werkdruk
Het kan zijn dat iemand niet goed tegen deadlines kan en een functie heeft waarbij die er wel zijn. Het kan zijn dat er een aantal mensen in een team is uitgevallen, waardoor de rest extra werk moet opvangen. En soms is de organisatie zo ingericht dat er haast wel werkstress móet zijn, omdat er te weinig mensen zijn of de taken niet goed zijn verdeeld.
Soms is werkdruk tijdelijk, omdat er een extra project is. En soms zit het in de structuur van het werk of de organisatie ingebakken. Sommige mensen kunnen er goed mee omgaan en sommigen niet. De een kan nou eenmaal beter tegen stress dan de ander. En dat verschilt ook nog per moment. Want lig je net in een scheiding, dan kun je meestal net even wat minder hebben, of als je voor je zieke moeder zorgt.
Kortom: er zijn ontzettend veel variabelen en die kunnen elkaar ook nog eens versterken.
Vragen stellen
Als je werkdruk wil aanpakken in je organisatie, moet je eerst weten waar je mee te maken hebt. Hoe doe je dat dan?
Vragen stellen. Geen aannames doen en zelf invullen, maar open vragen stellen. Niet alleen over werkdruk en alle oorzaken, maar ook wat mensen zelf als oplossingen zien. En vraag hoe urgent het probleem is voor mensen. Dan kun je daarna met een gerichte aanpak komen. Soms per persoon, soms per team en soms voor de hele organisatie.
Vergeet ook vooral niet er een positieve aanpak van te maken; wat gaat er wél goed? Wat is wél fijn aan het werk? Zonder overigens het probleem te bagatelliseren.
Vragen stellen is ook een vak apart. Dat kun je met een vragenlijst doen, handig als je veel mensen tegelijk iets wil vragen. Alleen dan kun je niet de diepte in.
Vergeet dus vooral niet om gesprekken te voeren. Echte gesprekken, face to face. Waarin mensen kunnen vertellen en er daadwerkelijk geluisterd wordt zonder oordeel of zonder meteen een oplossing aan te dragen. Dat kan met individuele medewerkers en soms, als de organisatie veilig genoeg is, kan het ook heel goed in groepen.
Geen magische oplossing
Als je weet wat er speelt, kun je met een aanpak komen. Aan de slag dus. Met z’n allen. Mét de betrokkenen, niet alleen voor de betrokkenen.
En hoe weet je dan of je aanpak werkt?
Door opnieuw vragen te stellen en te meten. Wat werkt daar ga je meer van doen. En als dingen niet werken, dan verzin je iets anders. Samen met de mensen waar die betrokken zijn. En die cirkel blijf je volgen. Dat ziet er ongeveer uit zoals weergegeven in het figuur hiernaast.
Hoe graag je dat ook zou willen, er is geen magische oplossing die voor iedereen, voor iedere situatie en voor iedere organisatie werkt.
Het is maatwerk. En daar is nader onderzoek voor nodig van signalen die je opvangt. Dat is meestal geen eenmalige actie, maar een voortdurend proces.
