Besparen op vastgoed, zonder te investeren in een hybride werkplekstrategie, heeft negatieve effecten op het ‘sociaal kapitaal’ van een organisatie.
De belangrijkste succesfactoren zoals bedrijfscultuur, innovatiekracht, productiviteit en sociaal-professionele cohesie komen daardoor ook in gevaar.
Dit stelt internationaal vastgoedadviseur CBRE in haar whitepaper ‘Hybride werken: kansen, risico’s en het belang van balans‘.
Voor veel organisaties geldt dat thuiswerken een permanent onderdeel wordt van de bedrijfsstrategie. Mede hierdoor onderzoeken bedrijven de mogelijkheid om kosten te besparen door de omvang van hun kantoorruimte terug te brengen.
Online office
Tot nu toe blijkt dat de meeste organisaties vooral hun ‘normale’ werkwijze van fysiek naar online gekopieerd hebben.
Kijkend naar de vijf niveaus van virtueel werken (zie figuur onder) bevinden de meeste bedrijven zich op het tweede niveau: tijdelijk thuis online doen wat eerst op kantoor gebeurde.
Veel – maar niet alle – werknemers zien de voordelen hiervan in: minder reistijd, productievere werkdagen en meer flexibiliteit.
Er is echter ook een keerzijde die steeds sterker voelbaar wordt, zoals meer stress, verminderde verbondenheid met de organisatie, langer werken en een verstoorde werk-privébalans.
Transitie
Nederland heeft in de afgelopen periode bewezen dit snel en goed voor elkaar te hebben, aldus CBRE.
Juist daarom is het belangrijk om te kijken naar de manier waaróp dit gebeurt en wat de effecten hiervan zijn op lange termijn.
Veel organisaties hebben moeite met de transitie van een ‘binaire’ of-of situatie naar een duurzame integratie van een virtuele en fysieke werkomgeving.
Asynchroon werken
CBRE stelt dat men, om goed te functioneren, naar niveau drie of vier moet gaan, waarin werknemers meer asynchroon en distributed samenwerken. Het maakt dan niet meer uit wie wanneer en vanaf welke plek werkt.
Zolang iedereen maar van elkaar weet wat er moet gebeuren en wanneer alles klaar moet zijn. Daarbij moet per bedrijf – en bedrijfscultuur – goed gekeken worden naar de balans tussen de individuele behoeften van werknemers en de organisatie.
Een goed ingerichte hybride werkplekstrategie die de voordelen van thuiswerken in stand houdt en de potentieel schadelijke nadelen ervan opheft, is van essentieel belang.
Verbinding
Bedrijven gaan nadenken over het inkrimpen van hun kantoren. Daarbij moet echter wel nagedacht worden over een aanpassing aan de nieuwe werkelijkheid en de nieuwe strategie van bedrijven.
Een van de belangrijkste functies van een kantoor is de voeding van het sociaal kapitaal, omdat het kantoor dé plek is waar men elkaar ontmoet, waar verbinding plaatsvindt, waar men creatief kan samenwerken.
De intrinsieke motivatie om dagelijks naar kantoor te gaan heeft volgens CBRE veel minder te maken met productie, output en targets, en juist alles met het verlangen om ergens bij te horen en onderdeel te zijn van een groter geheel. Kantoor moet hiervoor de juiste omgeving scheppen en zo verbinding en samenwerking faciliteren.