Hoe voorkom je een burn-out?

Je krijgt als leidinggevende een telefoontje van een huilende medewerker: “Ik ben ziek, helemaal op, volgens mijn huisarts ben ik burn-out. Ik moet voorlopig rust houden en ik weet niet hoe lang het gaat duren.”

Je bent verbaasd, gisteren leek alles nog oké met de medewerker.

De diagnose burn-out betekent langdurige uitval en kost veel tijd, geld en energie. De werkzaamheden moeten doorgaan, dus dat betekent extra inzet van uren en geld.

Er komt  extra druk op het team en op jou als de leidinggevende te staan. Er moet een invaller geregeld en ingewerkt worden, of de werkzaamheden worden tijdelijk verdeeld binnen het team.

Dat kan extra werkdruk geven bij collega’s, waardoor het risico ontstaat dat er op de afdeling een domino-effect ontstaat. Ziektebegeleiding door leidinggevende, bedrijfsarts, sociaal medisch team en anderen vragen ook extra aandacht en tijd.

En laten we het leed bij de zieke medewerker vooral niet vergeten. Allerlei lichamelijke klachten zoals slapeloosheid, soms zelfs depressie, extreme vermoeidheid, etc.  Het is een moeilijke periode voor de medewerker en het kost tijd en geld om volledig te herstellen.

Eigen verantwoordelijkheid

Je hebt het niet zien aankomen, had het niet verwacht bij deze persoon. Juist deze hardwerkende, niet klagende medewerker. Hij was wel stiller en meer teruggetrokken de laatste tijd, maar daar heb je niet direct aandacht aan geschonken.

Had je deze burn-out kunnen voorkomen? Vaak ken je niet altijd de kenmerken of achtergronden van stress en burn-out klachten. Je mist de kennis en weet dus niet op welke signalen je moet letten.

Misschien vraag je jezelf wel af waarom de medewerker het niet zelf al in een eerder stadium aangegeven heeft. Hij draagt toch zelf ook verantwoordelijkheid en is een volwassen persoon? Is het irreëel om te verwachten dat een medewerker zelf aangeeft als er iets niet goed gaat?

Disbalans

Burn-out is overbelasting en overbelasting betekent dat je te lang over je eigen grenzen bent gegaan. Draagkracht en draaglast zijn uit balans geraakt. Er is teveel energie gegeven en niet voor voldoende brandstof gezorgd.

Het is een disbalans tussen de medewerker en de werksituatie. Er is een onmogelijkheid ontstaan om een goede werkvorm te vinden of te behouden tussen jezelf en de werksituatie.

Vaak heeft de medewerker zelf niet in de gaten dat hij op zijn tenen loopt, of wil dat voor zichzelf niet erkennen. Ontkenning of het niet herkennen van eigen stressklachten is een van de persoonskenmerken bij een burn-out.

De oorzaak van deze overbelasting, het niet aangeven of herkennen van grenzen, kan heel verschillend zijn. Ieder mens is uniek en heeft persoonlijke achterliggende redenen en oorzaken.  En dan ga je door totdat je niet meer kunt. Althans, de medewerker wil zelf misschien wel door, maar zijn lichaam dwingt hem, door allerlei klachten te veroorzaken, tot stoppen.

Oorzaken

Enkele achterliggende oorzaken om geen grenzen voor jezelf te stellen.

1. Het kan zijn dat je medewerker nooit geleerd hebt om grenzen te stellen. Hij is niet gewend om te zeggen als iets niet bevalt of als hij te moe is. Hij heeft geleerd door te werken, niet te zeuren, door te gaan tot het af is en verantwoordelijkheid te nemen voor de klus.
2. Je medewerker stelt te hoge eisen aan zichzelf. Het is nooit goed genoeg wat hij doet, blijft aan het verbeteren, is  perfectionistisch en wilt het graag voor iedereen goed doen.
3. Je medewerker geeft niet gauw iets uit handen, vindt alles interessant en leuk. Regelt ook liever alles zelf, dan is de klus sneller klaar en weet hij dat het is zoals hij het wilt.
4. Het werk past niet (meer) bij je medewerker, maar hij blijft doorgaan. Er is een fusie of reorganisatie geweest, de werkzaamheden zijn veranderd en hij vindt het maar niks, of had de inhoud van het werk anders ingeschat, maar het behoud van een inkomen is belangrijker. Of de promotie bevalt hem niet en hij wilt liever terug naar waar hij vandaan is gekomen.
5. Het kan zijn dat de relatie met jou als leidinggevend niet goed is, waardoor je medewerker niet in gesprek wilt of durft te gaan over wat er bij  hem speelt. Hij gaat alleen door op zijn manier, zoals hij denkt dat het goed is.

Sluipend proces

Ziekteverzuim door stress en burn-out is een sluipend proces, waardoor het minder snel zichtbaar is. Omdat klachten en symptomen langzaam opbouwen, merk je als leidinggevende minder gauw op dat er iets aan de hand is. Als je terugkijkt over een langere periode, dan zie je wel verschil, maar dan is het vaak te laat.

Voor leidinggevenden is het dan ook belangrijk om alert te zijn op symptomen die wijzen op dreigend ziekteverzuim. Dan kun je preventief bezig zijn en tijdig ingrijpen. Vaak moet je een medewerker er op wijzen dat er iets aan de hand is, omdat hij het zelf niet in de gaten heeft of ontkent.

Daarbij speelt faalangst bij de medewerker ook een belangrijke rol. Als leidinggevende kun je preventief ingrijpen en veel leed voorkomen als je symptomen herkent en weet hoe te handelen.

Tips voor leidinggevenden

Enkele symptomen waar je op kunt letten als leidinggevende bij een medewerker:

• Enthousiasme en motivatie nemen af en er is minder plezier in het werk. Het lijkt alsof de medewerker de kantjes er af loopt, terwijl hij vroeger zo gemotiveerd was.
• Steeds vaker te laat komen op het werk, steeds vaker ziek en je ziet de ook medewerker steeds minder. Vaak zie je dat een medewerker zich langzaam terugtrekken uit  het team en steeds meer alleen werkt.
• Een kort lontje naar anderen. De medewerker is snel geïrriteerd, moppert veel of heeft een cynische houding.
• De prestaties verminderen. De werklast  wordt te zwaar, deadlines worden niet meer gehaald of er worden taken vergeten.

Als leidinggevende zul je direct actie moeten ondernemen en niet wachten. Grijp je tijdig in, dan kun je een burn-out voorkomen of het risico hierop verlagen.

Wat kun je doen als leidinggevende?

• Spreek de medewerker aan. Wijs niet op fouten, maar zeg wat je signaleert en praat over oplossingen.
• Neem tijd en ruimte voor de medewerker. Geef steun en zoek samen naar oplossingen.
• Geef de medewerker ruimte om zijn beleving van de werkdruk te vertellen. Luisteren is belangrijk, evenals het feit dat de medewerker zich kan uitten en zijn beleving van de werkdruk verwoordt.
• Vertel de werknemer dat hij altijd bij je terecht kan met vragen. Zoek samen naar oplossingen, zodat de medewerker daadwerkelijk steun ervaart.
• Kijk naar de werkomgeving, ligt daar ook een aandeel? Kijk open naar hoe organisatiefactoren of cultuur van het team een rol kunnen meespelen in het gebeuren en probeer deze op te lossen.
• Verwijs door naar een coach met verstand van deze zaken, zodat de medewerker het eigen aandeel leert kennen en eigen verantwoordelijkheid over handelen daarin leert nemen. Zo voorkom je een herhaling van de situatie.

Nell van de Ligt is auteur van het boek “7 tips om ziekteverzuim door stress en burn-out te voorkomen”. www.ligtpunt.nl