Iedereen krijgt vroeg of laat te maken met stress. De bladen staan er vol mee. En deze week is het ook nog eens de Week van de Werkstress!
Stress is ongezond en een boosdoener in langdurig verzuim. Hoe minder stress, hoe meer je medewerkers kunnen floreren wordt vaak gezegd.
Maar heb je hiervoor niet een beetje gezonde stress nodig? Wanneer is stress nou gezond en wanneer is stress ongezond? En hoe zet je dit nu op een vruchtbare manier in bij je medewerkers?
Impact van stress op de organisatie
Je wil graag dat je werknemers productief zijn, lekker in hun flow zitten, vernieuwend bezig kunnen zijn en proactief en daadkrachtig in het werk staan.
Maar teveel de druk opvoeren, kan ook juist veel stress veroorzaken. En stress kan weer een grote impact hebben op de gezondheid van jouw medewerkers. Verzuim ligt op de loer.
Een onderzoek van Arboned (2018) laat zien dat een kwart van het langdurig psychisch verzuim gerelateerd is aan stress en dit percentage stijgt jaarlijks. Stress op de werkvloer is volgens het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid beroepsziekte nummer 1.
De kosten van chronische stress zijn niet mis. Gemiddeld duurt het verzuim door burn-out acht maanden, waarbij één verzuimdag gemiddeld € 250,– kost. En dan zijn het productieverlies en de extra werkdruk op collega’s (en dus nog meer stress en risico op uitval) nog niet eens meegerekend.
Dit alleen al laat zien dat verminderen van stress niet alleen verzuim terugdringt. Ook op andere gebieden kan stressreductie veel extra’s opleveren.
De gelukkige keerzijde van stress
Er is veel aandacht in de media voor de negatieve kanten van stress. Maar stress heeft ook een keerzijde.
Soms hebben mensen juist stress nodig om nét even een stapje harder te kunnen lopen om iets gedaan te krijgen, om net even meer gefocust aan het werk te zijn. Mensen kunnen dus ook juist productiever worden door stress te ervaren!
Nu wordt het interessant. Dus door stress te ervaren kun je dus juist minder productief worden. Maar je kunt dus ook juist productiever worden? Juist…
Comfortzone, Stretchzone, Stresszone
Je kent die momenten wel. Het zweet breekt je uit. Je denkt: Oh help, wat ik heb toegezegd?! Kan ik dit wel?
Je schiet in de stress, omdat je voor een klus staat die je nog nooit eerder hebt gedaan. Het is dan de kunst om een gezonde balans te vinden tussen de comfortzone, de stretchzone en de stresszone.
Het onderstaande model maakt duidelijk hoe dit werkt. Het Comfort-Stretch-Panic model van Karl Rohnke (R. Binnekamp, 2014) verdeelt situaties in drie stresszones.
| Comfortzone | Stretchzone | Stresszone |
|---|---|---|
| Soms is het heel prettig om even terug te gaan in je hok. Even op adem komen. Je hebt het volle vertrouwen dat je deze dingen kunt. Met weinig effort kun je deze dingen waarbinnen je je comfortabel voelt, realiseren. Het voelt als een lekker kabbelend beekje. Je maakt je geen zorgen. Je laat een gelijkmatig prestatieniveau zien, je hebt zelfvertrouwen. Gemak en rust zijn kenmerkend voor de comfortzone. | Je bent toe aan een uitdaging! Zodat je vaardigheden ontwikkelt, nieuwe kennis opdoet en nieuwe situaties creëert en aangaat. Zo kom je tot vernieuwing en kun je je verder ontwikkelen. Je zult merken als je de stretch aangaat, dus buiten je comfortzone stapt, het inderdaad even spannend is maar dat het al snel went. Én meevalt. In deze stretchzone leer je, hier ligt je groei. De ‘optimale prestatiezone’ volgens De Wit (2009), waarin prestaties verbeterd kunnen worden als gevolg van een bepaalde hoeveelheid stress. Yerkes (1907) zei “Angst verbetert de prestaties tot een bepaald optimaal niveau van opwinding is bereikt”. ‘Stretchen’ leidt tot uitbreiding van je comfortzone en derhalve tot vergroting van je kwaliteit van leven. | Prestaties verslechteren als hogere niveaus van angst worden bereikt. Buiten de optimale prestatiezone ligt de ‘gevarenzone’ waarin de prestaties snel afnemen onder invloed van grotere angst. Je kunt niet meer leren (Yerkes, 1907). Ook ligt hier het risico dat je nooit meer iets doet wat er ook maar een klein beetje op lijkt. Dit maakt je comfortzone juist kleiner in plaats van groter. Het zelfvertrouwen daalt en de stress wordt zo hoog dat het ons belemmert iets nieuws te leren. Hier nemen je prestaties af. Je zult een Fight, Flight of Freeze reactie zien bij deze medewerker. Dit is dus een heel onhandige zone wanneer je iets nieuws wilt leren. Ook wel Panic Zone genoemd. |
Faciliteer de optimale leercurve bij je medewerkers
Als leidinggevende kun je dit model op twee manieren inzetten. Je kunt signalen herkennen van de gestreste, verveelde of juist florerende medewerker. Je kunt dit model inzetten door de leercurves bij je medewerkers ‘te plannen’.
Signalen herkennen van gezonde en ongezonde stress
Hoe kun je signalen herkennen of de medewerker te weinig of teveel uitdaging heeft?
Kenmerkend voor de stresszone is dat de medewerker zoveel stress ervaart in een nieuwe situatie waar hij nog niet over de vaardigheden beschikt, dat hij niet meer in staat is om te leren en te functioneren. Deze zone wordt niet voor niets ook de panic zone genoemd.
Hoe je dit herkent, verschilt van persoon tot persoon. In grote lijnen kun je dit terugbrengen naar de FIGHT, FLIGHT of FREEZE reactie. De werknemer zet zijn copingstrategie in om zichzelf te beschermen tegen teveel stress vanuit deze leersituatie.
FIGHT
Hij reageert op een stresssituatie met knokken. Nog even een tandje bijzetten. Er vol tegenaan gaan. Zit het tegen? Dan gaat hij nóg harder werken. Hij geeft niet op. Hij móet en zál het oplossen.
Geen tijd voor chit chat of sporten, kort lontje
Weinig slapen, pauzes overslaan, ongezond eten, geen tijd voor chit chat of sporten, kort lontje. Middelen gebruiken die stimulerend werken zoals koffie, energiedrankjes, etc. Zal vooral praten over de successen.
Dit zijn duidelijke gedragssignalen voor iemand met ongezonde stress. Een penetrante zweetgeur kan ook een opvallend kenmerk van stress zijn.
FLIGHT
Hij vermijdt datgene wat hem stress oplevert. Vaak gaat hij juist op zoek naar onzinnige taken die binnen zijn comfortzone liggen. Dit geeft ontlading. Dus uitstelgedrag, excuses, ziek melden, plots veel afspraken buiten de deur of veel thuis willen werken, gamen, veel internetten tijdens werk, etc.
Uitstelgedrag, ziek melden, veel thuis willen werken, gamen
Middelen gebruiken die dempend werken (pijnstillers, valeriaan, chocolade en snoep, sigaretten, alcohol, etc). Zal vermijdend praten, de aandacht op andere zaken richten.
FREEZE
Dit is een bevriezingsreactie. Hij lijkt aan de slag te gaan met de opdracht, maar er komt niets uit zijn handen. Stilstand. Je ziet weinig verandering in gedrag, maar bijzonder weinig resultaat. Zal er vooral ‘mat’ over praten “ja, goed hoor” en weinig inhoudelijke informatie geven, weinig enthousiasme. Hij is fysiek aanwezig, maar dit levert niets op.
Het kan lijken op de comfortzone, met één duidelijk verschil: in de comfortzone komt de werknemer wél tot de verwachte resultaten, bij een FREEZE reactie juist niet. Het is stil rondom de verwachte prestaties en resultaten.
Gesprek aangaan met je medewerker
Met deze signalen kun je het gesprek aangaan met je medewerker: “Hoe gaat het met de opdracht? Ik signaleer dat…, herken je dit? Wat gaat goed, wat kan beter? Wat en wie heb je hierbij nodig?” etc.
Signaleer je als werkgever dat er echt veel stress wordt ervaren? Overweeg dan de opdracht aan te passen. Nu je goed kunt signaleren in welke zone je werknemer zich bevindt, hoe bepaal je vervolgens welke acties je hierop kunt inzetten?
Plannen van de leercurve bij werknemers
Je kunt Comfort-Stretch-Panic model ook inzetten om je medewerkers optimaal te stimuleren in hun ontwikkeling als professional. Je kunt hiermee de optimale leercurve opzoeken. Maar hoe doe je dat?
In grote lijnen kun je op drie niveaus aanpassingen in het werk doen om medewerkers te helpen van de ene zone naar de waar behoefte aan heeft. Je kunt hierbij inzetten op één of meerdere thema’s tegelijk:
- Competenties
- Vakinhoudelijk, interesses
- Werkcontext
Door afwisseling te brengen in de werkzaamheden die je bij een werknemer neerlegt, kun je leermomenten en oplaadmomenten inplannen en ongezonde stress voorkomen (of tijdig signaleren).
COMPETENTIES
Wordt de medewerker op de juiste manier uitgedaagd? Sluiten de competenties die vereist zijn om de taken succesvol uit te voeren wel aan op datgene wat deze medewerker van nature met veel plezier en energie doet?
Met andere woorden, in hoeverre heeft de medewerker het talent in huis om de vereiste competenties te ontwikkelen? Bijvoorbeeld, je wil Pieter – die graag zeer gestructureerd en nauwkeurig te werk gaat – eens wat meer uitdaging geven. Je zet Pieter op een innovatieproject waar hij zelf ideeën moet genereren from scratch on. Deze nieuwe uitdaging staat haaks op zijn talent en zal hem eerder naar de Stress- dan naar de Stretch Zone brengen.
Maar… zet je Pieter op een project waarbij hij mag uitdenken hoe een nieuw bewaarsysteem het beste kan worden ingericht, dan help je hem wél de Stretch Zone in.
In principe kun je elke competentie ontwikkelen
Om medewerkers te kunnen ondersteunen in het switchen tussen de zones, is het van belang dat zowel de werknemer als de werkgever bekend is met de natuurlijke aanleg om bepaalde competenties te ontwikkelen.
In principe kun je elke competentie ontwikkelen. Maar het van nature aanwezige talent maakt het verschil tussen “met weinig plezier en veel effort van een vijfje een zeven maken” versus “met veel plezier en weinig effort van een zeven een negen maken”.
VAKINHOUDELIJK/ INTERESSE
Hierbij voeg je een onderwerp toe dat aansluit op het interessegebied. Hierbij kan je bewust inzetten op het verbreden van het kennis- en vakgebied (generalist), of juist op het verdiepen van het kennis- en vakgebied (expert, specialist).
Bijvoorbeeld, werken aan veiligheid. Je voegt naast de aanwezige doelgroepen nog een doelgroep toe (generalist), zoals mensen met een psychische stoornis die zelfstandig wonen. Of je gaat juist verdiepen op het onderwerp veiligheid, door de medewerker te trainen op zijn kennis over deze specifieke doelgroepen die onder zijn takenpakket vallen.
WERKCONTEXT
Wat maakt dat een medewerker floreert of niet? Of een medewerker tot zijn recht komt met wat hij in huis heeft, wordt getriggerd door de omgeving.
En dan bedoel ik letterlijk de ‘fysieke’ omgeving zoals binnen of buiten, licht, geluid, warmte/ klimaat, etc. Dit stimuleert of demotiveert dan vaak als onbewuste stressfactor.
Maar het heeft ook betrekking op ook de directe collega’s, de dynamiek in het team, de cultuur binnen de organisatie en de wijze waarop de organisatie gestructureerd is.
Om de werkcontext goed te laten aansluiten op dat wat de werknemer nodig heeft, is het ook hier belangrijk om de werknemer te kennen wat betreft zijn talenten. Heeft hij waardering nodig? Of juist niet? Vraagt hij pas hulp als het eigenlijk al te laat is? Heeft hij een hoge of lage behoefte aan autonomie? Heeft hij behoefte aan een-op-een contact of juist meer aan groepen? Etc.
Als stress niet vanuit het werk komt
Niet alle stress komt uiteraard uit het werk. Is er sprake van plotselinge stress? Is er aanhoudende stress ongeacht aanpassingen in het werk? Misschien zijn er andere zaken die stress veroorzaken…
PRIVÉ
Gezin, familieleden, financiële zorgen, woonsituatie. Denk aan medicijngebruik, gokverslaving, een probleem met de levenspartner, gezondheidsproblemen bij familie, aanhoudende geluidsoverlast van buren, etc.
PERSOONLIJKHEID
Een mismatch op aanwezig talent en nodige competenties, onverwerkte problematiek, belemmerende overtuigingen (b.v. hulp vragen is een teken van zwakte), persoonlijkheidsstoornis, etc.
Pesten op het werk kan ook een grote stressfactor zijn! Maar omdat dit zo gevoelig ligt, zal je dit als werkgever niet zo snel helder kunnen krijgen. Schaamte speelt hierbij een belangrijke rol.
In perioden waarin de stress te hoog is voor de medewerker, maar deze stress niet afkomstig is uit het werk, kan het de medewerker helpen om de stress te reduceren door hem (tijdelijk) in de comfortzone te laten laveren.
Gezond stressniveau
Switchen tussen Stretch- en Comfortzone helpt de werknemer om op een gezond stressniveau te functioneren. Hierbij kun je als werkgever de signalen van de Stresszone herkennen aan de Fight, Flight of Freeze reactie.
Als de privésfeer veel stress oplevert, kan verzuim voorkomen worden door de medewerker te laten laveren in de Comfortzone. Werknemers laten switchen tussen de drie zones in het Stretch Model kan je als werkgever doen door aanpassingen te doen op: Competenties, Vakgebied, interesse en Werkcontext.
