Vraag:
Steeds meer organisaties gaan ‘projectmatig werken’ invoeren, wat kan ik daar binnen onze HR-afdeling mee?

Antwoord:
Projectmatig werken, of projectmanagement, kan helpen om grip op veranderingen te krijgen. Projectmatig werken wordt vaak geassocieerd met ICT, maar juist bij vraagstukken op het gebied van HR knt u er voor zorgen dat erconcret e en zichtbare resultaten worden behaald.

Het is belangrijk het verschil te weten tussen lijnwerkzaamheden, programma’s en projecten.

  • Lijnwerkzaamheden zijn dagelijkse werkzaamheden en processen , de werkzaamheden lopen door en hebben geen vast begin of einde.
  • Een project is eenmalig en tijdelijk, met een duidelijk begin, einde en een vastgesteld resultaat.
  • Een programma is een verzameling van gerelateerde projecten die een gezamenlijk doel tot verandering hebben. Een programma heeft geen duidelijk vastgesteld resultaat anders dan dat er een verandering plaats moet vinden.

Waarom zou u projectmatig werken?

  • duidelijkheid over doelstelling en resultaten;
  • beheersen van tijd en kosten;
  • duidelijkheid over wie wat doet;
  • flexibel in een veranderende omgeving.

Wat zijn de belangrijkste elementen uit projectmatig werken?

Rollen
Bij projectmatig werken hanteert u duidelijke rollen. De belangrijkste zijn de opdrachtgever en de projectleider. De projectleider voert het project uit, maar de opdrachtgever blijft ook medeverantwoordelijk. Daarnaast is er een stuurgroep en een klankbordgroep.

Projectplan
Voor een project wordt altijd een projectplan gemaakt. Hierin staan onder andere het doel, de rollen, de risico’s, de planning, de aanpak en het communicatieplan beschreven. De projectleider maakt het projectplan, de opdrachtgever keurt het plan goed.

Fasering
Een project van enige omvang wordt meestal in fasen uitgevoerd zodat u tussentijds kunt bijsturen.

Communicatie en rapportage
De projectleider rapporteert aan de opdrachtgever (en de stuurgroep) hoe het project verloopt en waar er problemen ontstaan. Tijdens elk project is communicatie van groot belang. Wie moet waarvan op de hoogte zijn?
Communicatie is niet alleen het verstrekken van informatie, het draait vooral ook om het halen van informatie en het luisteren naar betrokkenen.

Projectteam
Een project wordt uitgevoerd door een projectleider en een projectteam. Bij een wat groter project zijn dit vaak mensen uit verschillende afdelingen die samenwerken in één project.

Welke methoden voor projectmatig werken zijn er?
Er zijn veel verschillende methoden voor projectmatig werken. Een van de meest bekende is Prince II. Dit is oorspronkelijk ontwikkeld voor ICT projecten, maar mits goed toegepast, is dit ook een prima methode voor andere projecten. Het is belangrijk goed te kijken welke elementen van een projectmethodiek nodig zijn voor je project.

Waar moet u aan denken als u een project start?

  • Een project heeft een duidelijk doel: waarom moet er een project komen en wat is de aanleiding? Zo lang het doel niet duidelijk is, heeft het geen zin om een project te starten.
  • Zorg voor een goede voorbereiding en neem de moeite om een plan(netje) te maken.
  • Zorg voor een duidelijke beschrijving van de op te leveren resultaten (dit zijn concrete ‘producten’ die bijdragen aan de doelstelling).
  • Een project heeft alleen kans van slagen als er een opdrachtgever is die ook zijn verantwoordelijkheid neemt.
  • Denk tijdens het project na (en leg vast) wat er na het project met de resultaten gaat gebeuren: wie wordt hier verantwoordelijk voor en wat gebeurt er met de resultaten?
  • Evalueer niet alleen na het project, maar ook tijdens het project.
  • Richt een klankbordgroep in en laat betrokkenen meedenken.
  • Zorg dat je de start en het einde van een project duidelijk markeert (kick-off en eindevaluatie).

Pauline Miedema, arbeids- en organisatiedeskundige en directeur, de zebra-fabriek