Vraag:
Hoe kan ik voorkomen dat er discussie ontstaat over vakantiedagen? Moet ik daar een aparte administratie voor bijhouden?
Antwoord:
Wij zien regelmatig dat werkgevers geen vakantiedagen-administratie bijhouden die voldoet aan de wettelijke uitgangspunten. Dat is zonde, omdat dat kan leiden tot onnodige discussies en kosten. Hieronder volgt een drietal tips aan de hand van veel voorkomende ‘fouten’.
Tip 1 – Voer een gescheiden administratie voor wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen
De wet maakt onderscheid tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen. Wettelijke vakantiedagen zijn het minimum aantal vakantiedagen waarop een werknemer recht heeft. Het jaarlijkse minimum is vier keer de overeengekomen arbeidsduur per week. Bij een fulltime dienstverband (veertig uur) zijn dat twintig wettelijke vakantiedagen per jaar.
De wet bepaalt dat wettelijke vakantiedagen zes maanden na het kalenderjaar waarin deze zijn opgebouwd, komen te vervallen. Opgebouwd in 2020 betekent dus in de regel verval per 1 juli 2021. Het afspreken van een langere vervaltermijn is mogelijk.
Een kortere vervaltermijn voor wettelijke vakantiedagen is niet rechtsgeldig, zoals de volgende bepaling die je regelmatig ziet in arbeidsovereenkomsten:
“vakantiedagen die niet worden opgenomen in het jaar waarin deze zijn opgebouwd, komen te vervallen“. De wettelijke vakantiedagen blijven ook dan in principe geldig tot minimaal 1 juli van het daaropvolgende kalenderjaar.
Bovenwettelijke vakantiedagen zijn alle vakantiedagen boven het minimum aantal vakantiedagen. Deze kunnen worden toegekend bij cao, een arbeidsvoorwaardenreglement of de individuele arbeidsovereenkomst.
Voor bovenwettelijke vakantiedagen geldt een verjaringstermijn van vijf jaar na afloop van het kalenderjaar waarin de opbouw heeft plaatsgevonden, tenzij daarover andere schriftelijke afspraken zijn gemaakt.
Alle in 2020 opgebouwde bovenwettelijke vakantiedagen verjaren dus in de regel per 1 januari 2026. De werknemer kan de verjaring verhinderen door bijvoorbeeld een schriftelijke mededeling aan de werkgever te doen waarin de werknemer zich het recht op vakantie voorbehoudt.
Indien alle vakantiedagen op één hoop worden gegooid, zal dat tot gevolg hebben dat na verloop van tijd niet meer inzichtelijk is wat het juiste vakantiedagensaldo is. Een werknemer zou dan aanspraak kunnen maken op (uitbetaling van) vakantiedagen die bij een adequate administratie mogelijk (deels) niet meer geldig waren geweest.
Het is daarom raadzaam om een gescheiden administratie te voeren van wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen. Vanwege de korte vervaltermijn worden in principe eerst alle wettelijke en daarna pas de bovenwettelijke vakantiedagen opgenomen.
Tip 2 – Werknemers wijzen op verval wettelijke vakantiedagen
De werkgever heeft een (inspannings)verplichting om een werknemer daadwerkelijk in de gelegenheid te stellen om vakantie op te nemen. Het stilzwijgend laten verstrijken van de vervaltermijn leidt er dan ook niet toe dat wettelijke vakantiedagen komen te vervallen.
Een werknemer moet tijdig en zorgvuldig worden geïnformeerd over bestaande vakantierechten. Het is daarom raadzaam om werknemers, bijvoorbeeld aan het einde van het jaar, schriftelijk of per e-mail te informeren over hun (wettelijke) vakantiedagensaldo. In die brief/e-mail kun je werknemers aansporen om deze dagen (alsnog) op te nemen uiterlijk voor 1 juli van het daaropvolgende kalenderjaar en ook te vermelden dat deze anders daarna zullen komen te vervallen.
Mochten niet alle wettelijke vakantiedagen tijdig zijn opgenomen, is het advies om dit verval te verwerken in de administratie en de daarbij behorende brief goed te bewaren.
Tip 3 – Ook tijdens ziekte kan een werknemer (mogelijk) vakantie opnemen
Vaak wordt gedacht dat een zieke werknemer geen vakantie kan opnemen, maar dat is in de meeste gevallen niet juist. Zeker bij langdurige arbeidsongeschiktheid met re-integratiemogelijkheden kan dit leiden tot een (onnodige) oppotting van vakantiedagen.
De hoofdregel is dat een zieke werknemer ook vakantie kan opnemen. Een werknemer zal tijdens vakantie niet belast worden met re-integratieverplichtingen. Van een werkgever wordt verwacht dat hij een werknemer hierop wijst bij aanvang van de re-integratie. De vervaltermijn van zes maanden geldt in principe dan ook voor de zieke werknemer (zie punt 1 en 2).
Het is bovendien raadzaam om in een ziekteverzuimprotocol op te nemen dat een zieke werknemer verplicht is om toestemming te vragen voor vakantie tijdens ziekte, zodat je als werkgever op de hoogte bent van eventuele vakantieplannen.
Een uitzondering op de vervaltermijn is als de werknemer niet in staat is om vakantie op te nemen. Hiervan zal alleen in bijzondere omstandigheden sprake zijn, bijvoorbeeld in geval van bedlegerigheid of in geval van langdurige (en volledige) arbeidsongeschiktheid zonder re-integratiemogelijkheden.
In dat geval geldt (ook) voor de wettelijke vakantiedagen een verjaringstermijn van vijf jaar. Een werkgever mag verwachten dat een werknemer aantoont dat hij of zij niet in staat is (geweest) om vakantiedagen op te nemen, bijvoorbeeld aan de hand van een doktersverklaring.